Vérification de l’identité : particuliers et entités

Lors de la création d’un nouveau compte pour le Client, vous devez vérifier son identité. Vous devez également vérifier l’identité du Client lors de tout changement de propriétaire pour un compte ou un contrat.

Vous devez créer un document d’information pour consigner les renseignements et vérifier l’identité du Client pour tous les produits suivants :

  • Produits d’assurance-vie universelle et d’assurance-vie permanente
  • Rentes non enregistrées (rentes à provision cumulative, rentes à constitution immédiate, etc.)
  • Contrats individuels de rente à capital variable non enregistrés (fonds distincts)
  • Comptes de fonds communs de placement non enregistrés
  • Certificats de placement garanti non enregistrés (CPG)

Chaque conseiller titulaire de permis et tenu de vérifier personnellement l’identité des Clients.

Les conseillers ne peuvent pas vérifier leur propre identité. Lorsqu’ils ouvrent un compte ou souscrivent un contrat pour eux-mêmes, un autre conseiller titulaire d’un permis doit vérifier leur identité. Les renseignements requis pour créer le document d’information sont recueillis sur les demandes/propositions ou les formulaires.

Vérification de l’identité d’un particulier/propriétaire unique

Vous pouvez utiliser l’une des méthodes suivantes pour vérifier l’identité d’un particulier :

  • Pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement
  • Processus double

Pour en savoir plus et obtenir des exemples de documents valides à utiliser pour la vérification de l’identité, consultez la page Instructions sur la façon de remplir le formulaire Vérification de l’identité et détermination de tiers et de personnes politiquement exposées (PPE) – Particuliers (4830-I-F).

Vous pouvez vérifier l’identité d’une personne en vous reportant à une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement. Vous devez le faire en présence du Client.

Le document doit :

  • être authentique, valide et à jour,
  • être délivré par un gouvernement fédéral, provincial ou territorial du Canada (ou par un gouvernement étranger si le document est équivalent au document canadien);
  • indiquer le nom de la personne;
  • comporter une photo de la personne;
  • comprendre un numéro d’identification unique
  • correspondre au nom et à l’apparence de la personne dont l’identité est vérifiée.

Les pièces d’identité avec photo délivrées par un gouvernement municipal (canadien ou étranger) ne sont pas acceptables. Les passeports, les permis de conduire, les cartes d’identité provinciales avec photo et les cartes de résident permanent sont des exemples de pièces d’identité avec photo acceptables délivrées par le gouvernement.

Vous pouvez déterminer si une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement est authentique, valide et à jour en la consultant en personne. Examinez les caractéristiques (document physique authentique) et les éléments de sécurité (ou le marquage, selon le cas) en présence du Client dont vous vérifiez l’identité. De cette façon, vous pourrez déterminer de façon satisfaisante que la pièce d’identité est authentique, conforme à ce qui a été délivré par le gouvernement, valide (non altérée et non falsifiée) et à jour (non expirée).

Voir une personne et sa pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement seulement par l’entremise de la vidéoconférence ou de tout autre type d’application virtuelle n’est pas suffisant.

Exigences en matière de tenue de documents

Si vous vérifiez l’identité au moyen d’une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement, vous devez consigner :

  • le nom de la personne;
  • la date à laquelle vous avez vérifié l’identité;
  • le type de document utilisé (p. ex., permis de conduire, passeport);
  • le numéro d’identification unique du document utilisé;
  • la compétence (province ou État) et le pays de délivrance du document;
  • la date d’expiration du document, si elle est connue (si elle figure sur le document ou la carte, vous devez la consigner).

Le processus double peut être utilisé en présence du Client ou non (par vidéoconférence). Pour cette méthode, vous devez recueillir des renseignements de deux sources fiables différentes qui confirment deux des catégories suivantes :

  • le nom et l’adresse de la personne;
  • le nom et la date de naissance de la personne;
  • le nom de la personne et la confirmation qu’elle a un compte de dépôt ou un compte de prêt.

Les renseignements auxquels vous vous reportez :

  • doivent être valide et à jour et provenir de deux sources fiables différentes;
  • peuvent se trouver dans des déclarations, des lettres, des certificats, des formulaires ou d’autres sources.
  • peuvent être fournis dans leur version authentique. Vous pouvez également obtenir une télécopie, une photocopie, une numérisation ou une image électronique de la version authentique du document;
  • ne peuvent provenir de la même source. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser un relevé bancaire de la Banque A pour confirmer le nom et l’adresse de la personne et un autre relevé de la même banque pour confirmer le nom de la personne et son compte de dépôt.

Voici des exemples de comment entrer l’information pour le processus double sur le formulaire 4830 :

Qu’est-ce qu’une source de renseignements fiable?

Une source de renseignements fiable s’entend d’un émetteur ou d’un fournisseur de renseignements en qui vous avez confiance. Pour être considérée comme fiable, la source devrait être bien connue et jouir d’une bonne réputation. Par exemple, une source fiable pourrait être le gouvernement fédéral, un gouvernement provincial ou territorial, une administration municipale, une société d’État, une entité financière sous réglementation fédérale ou un fournisseur de services publics.

Voici des exemples de sources fiables : ministère des Transports de l’Ontario, Hydro One, Hydro-Québec, Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ), RBC, CIBC, Bell Canada, Telus Mobilité.

N’oubliez pas :

  • Les médias sociaux ne sont pas une source acceptable d’information pour la vérification de l’identité.
  • La source ne peut pas être la personne dont l’identité fait l’objet d’une vérification ni la Sun Life qui vérifie l’identité.
  • Reportez-vous au formulaire 4830-I pour voir un tableau des exemples de sources de renseignements fiables pouvant être utilisées dans le cadre de la méthode d’identification à processus double.

Puis-je utiliser une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement dans le cadre du processus double pour vérifier l’identité de la personne lors d’une vidéoconférence?

Oui. Vous pouvez utiliser une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement (comme un permis de conduire) pour vérifier le nom et l’adresse du Client. Vous pouvez aussi vérifier le nom et la date de naissance du Client au moyen d’une copie d’une autre pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement (comme un passeport canadien).

N’oubliez pas, vous devez utiliser deux sources d’information fiables différentes. Si vous choisissez de consulter deux pièces d’identité avec photo délivrées par un gouvernement qui sont émises par le même palier gouvernemental, vous devez vous assurer que chaque pièce est émise par un service, bureau ou ministère différent.

Dois-je envoyer une copie de mes documents sources dans le cadre de la méthode d’identification à processus double?

Non, ce n’est pas nécessaire si vous avez examiné les documents sources en personne ou par vidéoconférence.

**Note : Si les renseignements sur le document ne correspondent pas à ceux fournis par la personne, vous ne pouvez pas vous y fier. Par exemple, il n’est pas acceptable de se fier aux renseignements dont le numéro qui leur est associé est incomplet ou modifié.

Exigences en matière de tenue de documents

Si vous appliquez le processus double, vous devez consigner :

  • le nom de la personne;
  • la date à laquelle les renseignements ont été vérifiés;
  • le nom/l’émetteur des deux sources fiables différentes utilisées;
  • le type de document source consulté (p. ex., une facture de services publics, un relevé bancaire, un acte de mariage, etc.);
  • le numéro associé au document source (p. ex., le numéro de compte ou, en l’absence de numéro de compte, un numéro de référence, un numéro de certificat, etc.).