Selon les lignes directrices du contrôle de la conformité, un conseiller ne doit jamais recevoir le courrier d’un Client. Il y a de nombreuses raisons à cela, notamment le risque de conflit d’intérêts, la protection des renseignements personnels, le commerce déloyal, etc.
En règle générale, nous ne permettons pas que l’adresse d’un Client soit remplacée par votre adresse domiciliaire ou votre adresse de bureau. Il faut indiquer une autre adresse postale, ou encore une case postale. Consultez la section Adresse physique/de domicile ci-dessous.
Il peut y avoir des situations où il y a une raison valable pour laquelle l’adresse d’un Client est la même que la vôtre. Chaque situation est revue au cas par cas.
Adresse physique/de domicile
Si vous entrez une case postale ou une adresse de poste restante pour un Client, vous devez aussi recueillir une adresse physique complète ou une description détaillée de l’endroit où habite le Client. Ces renseignements nous permettent de nous conformer à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et aux règlements connexes.
Une adresse physique complète comprend :
- Numéro de rue
- Nom de rue
- Ville
- Province ou territoire
- Pays
Une description détaillée d’un endroit précis comprend :
- Points de repère ou de référence clairs (p. ex. « 2 km au nord de l’hôtel de ville »)
- Intersections ou routes principales à proximité
- Caractéristiques distinctives de la propriété ou des environs
- Direction et distance approximative de la ville la plus proche
- Toute convention d’appellation locale ou tout identificateur utilisé dans les zones rurales
- Coordonnées GPS, si possible
La description doit être suffisamment précise pour qu’une personne ne connaissant pas la région puisse trouver la résidence assez facilement. Par exemple : « La maison en briques rouges avec un toit vert située à 500 mètres à l’est de l’intersection de la rue Principale et de l’avenue Oak, juste en face du centre communautaire de Smalltown, en Ontario. »