Lettre d’accompagnement : L’importance de décrire la situation du Client

08 Août 2023

Il est désormais plus facile de présenter des propositions d’assurance grâce à notre nouvelle fonction de préapprobation dans Demande en direct Sun Life. Toutefois, si la proposition est complexe ou si le dossier comporte un capital nominal de plus de 5 M$, une solide communication et une bonne transparence sont la clé pour obtenir une approbation. Pour vous y aider, rédigez une lettre d’accompagnement. C’est un outil important qui vous permet de brosser un portrait complet de la situation du Client. 

Nous savons que la rédaction d’une lettre d’accompagnement peut être une tâche ardue pour certains. Par où commencer? Quels renseignements doit-elle contenir? Au cours des prochains mois, nous publierons une série de contenus utiles pour la rédaction de ces lettres. Voici d’abord quelques conseils importants pour vous aider à faire approuver les propositions des Clients.

Vous devez préparer une lettre d’accompagnement pour tous les dossiers complexes ou importants. 

Un dossier important est un contrat dont le capital nominal est de 5 M$ ou dont la couverture totale d’une famille ou d’une entreprise excède ce montant. 

Un dossier complexe est une proposition qui ne contient pas tous les renseignements essentiels pour effectuer la tarification. Par exemple :

  • Ententes de propriété inhabituelles
  • Lieux de résidence inhabituels (situation financière)
  • Explication des antécédents de consommation de drogues/d’alcool ou de mauvaise conduite automobile, ou autres antécédents liés au style de vie
  • Problème de santé aigu ou chronique, qui s’améliore ou s’aggrave, et qui peut avoir une incidence sur la décision de tarification
  • Voyage à l’étranger (fréquent ou à haut risque)
  • Participation à des activités à risque élevé, comme l’escalade en montagne, la plongée sous-marine ou l’héliski 
  • Augmentation de la couverture d’assurance pour les enfants (plus de 500 000 $)

Vous devez personnaliser chaque lettre en fonction des besoins du Client. Ne vous fiez pas aux modèles de lettres. Ils ne sont pas toujours efficaces pour aider le Client et faire approuver sa proposition. Idéalement, vous devriez soumettre une lettre d’accompagnement en même temps que la proposition. 

Note : Vous n’avez pas besoin de rédiger une lettre d’accompagnement pour les dossiers plus simples. Le fait de soumettre une lettre d’accompagnement signifie que la proposition n’est plus admissible à la préapprobation dans Demande en direct. 

La lettre d’accompagnement est utile autant pour vous que pour le Client. C’est aussi l’occasion de bâtir votre relation avec les tarificateurs et de mettre davantage l’accent sur les détails importants, par exemple :

  • Présenter le Client et décrire l’objectif de la couverture 
  • Montrer vos connaissances et votre professionnalisme
  • Démontrer que vous connaissez le Client et que vous avez sa sécurité et sa santé financières à cœur 

Une lettre d’accompagnement bien rédigée et exhaustive vous fera gagner du temps et accélérera le processus global de tarification.

Cette lettre facilitera l’analyse du tarificateur et l’aidera à comprendre la proposition. Puisqu’elle contient des renseignements additionnels qui ne sont pas habituellement recueillis dans le cadre du processus de proposition traditionnel, elle élimine l’ambiguïté et réduit le nombre de communications entre le Client, le tarificateur et vous-même. Si des réassureurs sont impliqués dans le processus, les renseignements contenus dans la lettre leur seront aussi communiqués. Cela les aidera à prendre des décisions éclairées en ce qui concerne la proposition.

Votre objectif est d’éliminer toutes les suppositions du tarificateur. Le contenu de la lettre doit donc être exhaustif et précis. Tenez compte de ce qui suit lors de la rédaction de votre brouillon :

  1. Mentionnez tous renseignements complexes.
  2. Décrivez l’objectif de l’assurance (c.-à-d. le besoin du Client que vous voulez combler).
  3. Précisez comment le montant de l’assurance a été calculé.
  4. Indiquez la valeur nette personnelle du Client ou la juste valeur marchande de son entreprise.
  5. Utilisez des chiffres, soyez précis et transparent.
  6. Fournissez des documents justificatifs, au besoin.

En prenant le temps de rédiger une lettre efficace, vous pourrez améliorer l’expérience du Client, du tarificateur et la vôtre. Faites preuve de créativité et décrivez en détail la situation du Client. Au cours des prochains mois, nous publierons d’autres renseignements qui vous aideront à rédiger de meilleures lettres d’accompagnement, ce qui aura une incidence positive sur les Clients et vos affaires.

Brosser le portrait de la situation du Client

Pensez à une peinture : la proposition est la toile, les renseignements médicaux et financiers sont le cadre et la lettre d’accompagnement est l’occasion de transformer le noir et blanc en couleurs!

Des questions? L’équipe Sun Life Select est là pour vous aider.